Es el órgano responsable de digitar y digitalizar las fincas propiedad del Estado, en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y en el sistema de información geográfica, así como la actualización de las mismas; administrar el archivo físico histórico que contiene la información legal que avala la propiedad del Estado y la biblioteca sistemática de Decretos y Acuerdos, registrar en el Sistema de Títulos Valores los títulos valores de la diferentes entidades estatales.

Incorporación y Actualización de Fincas Estatales en los Sistemas de Información

Este procedimiento consiste en digitar y digitalizar las fincas propiedad del Estado, en el sistema de bienes inmuebles y en el Sistema de Información geográfica, así como la actualización de las mismas. Administrar el archivo histórico que contiene la información legal  y administrativa que respalde la propiedad del Estado.  El cual esta compuesto de dos secciones.

I.  Incorporación y Actualización de Fincas Estatales por medio de requerimiento recibido en el Centro de Atención al Usuario por Entidades.

1.Presenta documentos de soporte que ampara la propiedad y administración de las fincas estatales  en la ventanilla del Centro de Atención al Usuario  -CAU-.

2.Asigna número de expediente en el Sistema de Expedientes WEB y adjunta hoja de asignación, traslada al Receptor de la Dirección de Bienes del Estado.

3.Recibe y revisa que tenga ingreso en el Sistema de Expedientes WEB.

  ¿Fue ingresado al Sistema de Expedientes WEB?

  SI: Traslada al Asistente de Dirección, continúa en actividad número 4.

  NO: Devuelve al Receptor del CAU, para que lo ingrese al Sistema de Expedientes WEB, regresa a la actividad.

4.Recibe expediente físico y por medio del Sistema de Expedientes WEB, traslada expediente físico al Director de Bienes del Estado.

5.Recibe expediente físico, conoce, llena la hoja de asignación, firma y sella, traslada el expediente al Asistente de Dirección para su distribución.

6.Asigna el expediente físicamente y traslada en el Sistema de Expedientes WEB al Jefe del Departamento de Registro del Patrimonio del Estado.

7.Recibe, conoce, asigna por medio del Sistema de Expedientes WEB y traslada el expediente físico al Asistente Registral.

8. Recibe y analiza el expediente y verifica si cumple con la documentación enviada.

  ¿Cumple con la documentación que corresponde?

  Sí: Continúa en actividad número 9.

  No: Genera la documentación faltante y continúa en la actividad número 9.

9.Analiza y determina si corresponde incorporar la finca en el sistema correspondiente.

  ¿Corresponde incorporar la finca?

  Si: Identifica la ubicación geográfica de la finca y continúa en la actividad número 10.

  No: Identifica número de legajo y continúa en actividad No. 11.

10. Asigna número de legajo de acuerdo a su ubicación geográfica.
11. Graba la información correspondiente en el sistema. Genera Ficha de Registro – Inventario de Bienes Inmuebles.

12.Traslada Ficha de Registro al Jefe del Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su revisión y        aprobación.

13. Recibe y verifica la información en la Ficha de Registro.

  ¿La información es correcta?

  Sí: Rubrica y sella la Ficha de Registro, traslada al Asistente Registral, continúa en actividad número 14.

  No: Realiza observaciones a modificar y devuelve al Asistente Registral, regresa a la actividad 11.

14.Recibe y reproduce la documentación e incorpora digital y físicamente al legajo correspondiente.

15.Notifica a la entidad lo realizado por este Departamento y resguarda la información en el legajo correspondiente, para custodia y futuras consultas.

II.  Incorporación y Actualización de Fincas Estatales  a Requerimiento de los Departamentos de la Dirección de   Bienes del Estado

1.Recibe del Departamento que envía el expediente físico y por medio del Sistema de Expedientes WEB, para verificar si corresponde incorporar la finca al Sistema de Información.

2.Asigna el expediente en el Sistema de Expedientes WEB y traslada físicamente al Asistente Registral.

3.Recibe y analiza el expediente y verifica si cumple con la documentación.

  ¿Cumple con la documentación que corresponde?

  Sí: Continúa en actividad número 4.

  No: Solicita al Departamento correspondiente que complete la documentación faltante y finaliza procedimiento.

4. Analiza y determina si corresponde incorporar la finca en el sistema correspondiente.

  ¿Corresponde incorporar la finca?

  Si: Identifica la ubicación geográfica de la finca y continúa en actividad número5.

  No: Identifica número de legajo y continúa en actividad No. 6.

5. Asigna clasificación al legajo de acuerdo a su ubicación geográfica.
6. Graba la información correspondiente en el sistema. Genera Ficha de Registro – Inventario de Bienes Inmuebles.

7.Traslada Ficha de Registro al Jefe del Departamento de Registro del Patrimonio del Estado, para su revisión y  aprobación.

8. Recibe y verifica la información en la Ficha de Registro.

  ¿La información es correcta?

  Sí: Rubrica y sella la Ficha de Registro y traslada al Asistente Registral, continúa en actividad número 9.

  No: Realiza observaciones a modificar y devuelve al Asistente registral, regresa a la actividad 6.

9.Recibe y reproduce la documentación e incorpora digital y físicamente al legajo correspondiente.

10.Notifica al Departamento correspondiente sobre la incorporación y/o actualización de la finca estatal y resguarda la documentación en el respectivo legajo, para custodia y futuras consultas.

Títulos y Valores

Son  documentos (títulos, certificados, acciones, bonos, títulos de crédito), que incorporan o representan, según sea el caso, derechos de crédito sobre una cantidad de dinero o de participación en un capital social o en una inversión expresados en un monto monetario cuyo beneficiario o titular sea una entidad pública.

Registro de Títulos Valores

De conformidad con el artículo 2 del Acuerdo Ministerial No. 51-2015, la Dirección de Bienes del Estado es la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas, que tiene dentro de sus funciones  llevar a cabo la consolidación y actualización del registro de los títulos valores que constituyan activos del Estado.

Asimismo, se estipula que están sujetos a dicha disposición todas las entidades del Estado que tengan en su poder, títulos valores o sean titulares de éstos y que constituyan activos del Estado, incluyendo los de las entidades autónomas y descentralizadas.

Requisitos Necesarios para el Registro de Título Valores

Con base en el artículo 6 del Acuerdo Ministerial No. 51-2015, las instituciones del Estado, que tengan en su poder, títulos valores o sean  titulares de éstos, para que sea posible su registro dentro de la plataforma informática creada para el efecto, cada institución deberá observar que contengan los siguientes:

Requisitos

1.Nombre de la entidad titular del título valor;

2.Entidad emisora del título;

3.Número de registro del título;

4.Denominación del título;

5.Lugar y  fecha de emisión;

6.Valor nominal;

7.Plazo y/o fechas de vencimiento y de pago, cuando corresponda;

8.Tasa de interés anual, cuando corresponda; y,

9.Capital total invertido.

Base Legal:

1.Artículos 22, 27 literales a) y m) del Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo.

2.Artículos 59 numeral 4 y 61 del Acuerdo Gubernativo 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas.

Artículo 2 del Acuerdo Ministerial número 51-2015, Normativa para Consolidar el Registro de los Títulos Valores que Constituyan Activos del Estado.