Ministerio de Finanzas - Dirección Servicios Administrativos

Dirección Servicios Administrativos

Ing. Aníbal Giovanni Echeverría de León

Director

1. Funciones

A. De la Dirección:

La Dirección de Servicios Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas es la responsable de registrar y agilizar la resolución de toda solicitud, expediente y correspondencia ingresada al Ministerio, velando porque el proceso administrativo se desarrolle oportuna y eficazmente, asimismo le corresponde velar por la efectividad de la operación y mantenimiento de los servicios e infraestructura, proporcionando la seguridad necesaria para el adecuado resguardo de las instalaciones del Ministerio. Deberá cumplir con las formalidades legales de comunicar los actos administrativos emitidos por el Ministerio a todas las Unidades de Servicios Administrativos, para su eficiente y eficaz funcionamiento.

Son funciones de la dirección las siguientes:

Informar, recibir, registrar, analizar y tramitar documentos y expedientes del Ministerio;
Elaborar y preparar proyectos de resoluciones ministeriales que aprueban las diversas funciones del ramo y revisar los correspondientes proyectos de acuerdos ministeriales y gubernativos;
Numerar, controlar y archivar los originales de los acuerdos ministeriales, coordinando las notificaciones y publicaciones correspondientes;
Numerar, controlar, archivar y custodiar los expedientes, resoluciones y providencias emitidas por el Despacho Ministerial, realizando las notificaciones respectivas cuando corresponda;
Prestar servicio de mensajería, certificación de documentos oficiales, participación en comisiones y realizar todas aquellas funciones que el Despacho Ministerial instruya;
Realizar el mantenimiento, limpieza y conservación de las edificaciones e instalaciones al servicio del Ministerio;
Proponer, organizar y ejecutar programas y proyectos de adecuación de infraestructura física, para el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones del Ministerio y sus dependencias anexas, externas al edificio;
Velar porque se cumplan las normas de higiene y seguridad en el trabajo;
Velar por la seguridad de la infraestructura física de las instalaciones del Ministerio;
Contribuir el buen funcionamiento de las unidades y dependencias de servicios administrativos mediante la coordinación e implementación de procedimientos y reglamentos internos, que permitan mejorar el desarrollo de las actividades administrativas y de servicios de las distintas Direcciones del Ministerio;
Supervisar el buen funcionamiento del sistema de transporte vertical del edificio;
Administrar, coordinar y supervisar las funciones de resguardo asignadas a los agentes de seguridad encargados de mantener el orden y control de las instalaciones, a los funcionarios, empleados y público en general, que se movilicen en las unidades y dependencias administrativas del edificio y demás instalaciones del Ministerio y sus dependencias anexas, externas al edificio;
Velar porque se cumplan las normas y procedimientos para el ingreso y tránsito de personas que se dediquen a ejercer funciones de gestores, contribuyentes y público en general dentro y en los alrededores del edificio;
Coordinar los programas de seguridad, planes de contingencias e investigación del Ministerio sus dependencias anexas al edificio, velando que se cumplan las normas, procedimientos y reglamentos establecidos;
Coordinar las actividades relacionadas con la intercomunicación por radio entre las estaciones móviles del Ministerio;
Planificar, organizar, ejecutar y controlar normas y procedimientos en la distribución y uso de las áreas de estacionamiento propiedad del Ministerio;
Supervisar la gestión de los procesos de cotización y licitación de las dependencias del Ministerio, para garantizar la correcta aplicación de la legislación y normativa en materia de contrataciones y adquisiciones, y buscar la eficiencia y transparencia en la adquisición de los productos y servicios;
Proveer de transporte, seguridad y custodia de los valores bajo la responsabilidad del Ministerio dentro y fuera del edificio; y,
Realizar otras funciones similares que le sean asignadas por el Viceministro de Administración y Desarrollo de Sistemas

B. De las Subdirecciones:

Sustituir temporalmente al Director de Servicios Administrativos.
Apoyar administrativamente al Director en todas las actividades de la Dependencia.
Apoyar en la coordinación y seguimiento de las actividades programadas por las Unidades y Departamentos de la Dirección.
Revisar y firmar providencias, oficios, memorandos y otros documentos oficiales.
Revisar expedientes que ingresan al Ministerio, trasladarlos al Director o a las dependencias e instituciones que correspondan.
Revisar y supervisar las actividades orientadas al análisis, registro y revisión de expedientes
Revisar los proyectos de resoluciones ministeriales, que aprueban las diversas funciones del ramo y los correspondientes proyectos de Acuerdo Ministeriales y Gubernativos.
Participar en la planificación, organización, dirección, administración, control y evaluación de las actividades de la Dirección, velando por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos.
Coordinar y supervisar el control de la información, recepción, registro y trámite de expedientes del Ministerio.
Coordinar y supervisar la elaboración de proyectos de resoluciones ministeriales que aprueban diversas funciones del ramo, proyectos de acuerdos ministeriales y gubernativos y trasladarlos al Director para su aprobación.
Supervisar la numeración, control y archivo de los originales de acuerdos gubernativos y ordenar que se hagan las notificaciones y publicaciones de ley.
Supervisar la numeración, control, archivo y custodia de los expedientes, resoluciones y providencias emitidas por el Despacho Ministerial y las notificaciones de ley.
Certificar documentos oficiales que requieran las dependencias públicas y privadas.
Velar por la correcta aplicación de la legislación laboral vigente, en coordinación con la Dirección y la Unidad de Servicios Administrativos Internos de la Dependencia.
Apoyar la supervisión del servicio de mensajería y otras actividades que ordene el Despacho Superior.
Apoyar al Director en el seguimiento a los programas de trabajo de las unidades y departamentos de la Dependencia.
Revisar y aprobar informes para trasladarlos al Director.
Apoyar al Director en la preparación de informes requeridos por autoridades superiores.
Apoyar al Director en la preparación y elaboración del Plan Operativo Anual y del proyecto de Presupuesto Anual.
Revisar que se cumpla la correcta aplicación de la legislación y normativa en materia de contrataciones y adquisiciones de las dependencias del Ministerio.
Otras actividades relacionadas al puesto.

C. De los Departamentos:

Unidad de Servicios Administrativos

Dar Apoyo logístico y administrativo a la Dirección, Subdirección y sus Departamentos. Administrar el Fondo Rotativo y las cuentas de depósitos monetarios
Suministrar el combustible a los vehículos oficiales de la Dirección.
Coordinar y supervisar los procesos de compra de bienes y servicios, según lo establece la Ley de Contrataciones del Estado.
Llevar el control de los registros contables de la ejecución presupuestaria, verificando que se apliquen correctamente los renglones de gasto según lo estipulado en el manual de presupuesto.
Llevar el control de los registros y actualización de inventario de conformidad al Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública.
Administrar y supervisar los registros de almacén Elaborar las nominas de tiempo extraordinario del personal 011 y 022 de la Dirección
Elaborar informes solicitados por la Dirección y Dependencias de este Ministerio, así como otras Dependencias el Estado.
Elaborar programaciones financieras y modificaciones presupuestarias.
Elaborar ordenes de compra y liquidaciones en el Sistema de Gestión SIGES
Aprobar Comprobantes Únicos de Registro en el Sistema de Contabilidad Integrada
Verificar en el Modulo de Tesorería del Sistema de Contabilidad Integrada, los pagos realizados por medio de acreditamiento a cuenta de proveedores.
Elaborar la rendición de cuentas por medio de la Caja Fiscal ante la Contraloría General de Cuentas.
Coordinar y supervisar las actividades de informática de la Dirección Elaborar el Plan Operativo Anual y el proyecto de presupuesto de la Dirección
Elaborar el informe mensual de la producción bruta terminal de bienes y servicios de la Dirección
Realizar publicaciones y consultas en el Sistema de Guatecompras de eventos de cotización y licitación.
Realizar eventos de cotización y licitación conforme a la Ley de Contrataciones del Estado. Elaborar y Revisar Contratos Administrativos Atender y proporcionar información a intervenciones de fiscalización de parte de la Auditoría Interna y Contraloría General de Cuentas.

Departamento de Registro y Trámite de Expedientes

Planificar, dirigir, controlar, supervisar y coordinar las actividades relacionadas con el análisis y revisión final de documentos del Departamento.
Aprobar los proyectos de resoluciones relacionadas con recursos administrativos de revocatoria, reposición y revisión establecidos en el Código Tributario, Ley de lo Contencioso Administrativo, Ley de Acceso a la Información y otros, presentados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Aprobar los proyectos de resoluciones ministeriales de desistimientos, ocursos y diligencias para mejor resolver, establecidos en la ley, presentados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Aprobar los proyectos de resoluciones ministeriales relacionadas con primeras solicitudes provenientes de diferentes instituciones y de particulares siendo estas de devoluciones, incobrabilidades, requerimiento de cobro, pensión por viudez del Banco Nacional de la Vivienda -BANVI-, peticiones en casos especiales, presentados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Aprobar los proyectos de resoluciones ministeriales relacionadas con la admisión al trámite de los recursos administrativos, presentados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Aprobar los proyectos de actas administrativas relacionadas con lo establecido en el artículo 31 del Decreto 1-86, Ley de Amparo y Exhibición Personal y de Constitucionalidad.
• Aprobar los informes circunstanciados provenientes de recursos de amparo y de otras instituciones, presentados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Aprobar los proyectos de acuerdos gubernativos de reformas y otros asuntos elaborados en la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, presentados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Aprobar los proyectos de acuerdos ministeriales de prórroga y reformas, elaborados en la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, presentados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Aprobar las providencias, oficios, memorandos, informes gerenciales, conocimientos y otros documentos, presentados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Aprobar los proyectos de acuerdos gubernativos relacionados con usufructos, donaciones, adscripciones, desmembraciones, derechos de posesión, transferencias con pago y sin pago, servidumbre y permuta, elaborados en la Dirección de Bienes del Estado de este Ministerio, revisados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Aprobar los proyectos de acuerdos gubernativos provenientes de otros ministerios, revisados por el Jefe de la Sección de Análisis y Resolución de Expedientes, para someterlos a consideración de la Subdirección y posterior firma.
• Velar por el fiel cumplimiento de las normas jurídicas y procedimientos administrativos.
• Orientar a las diferentes dependencias de este Ministerio, así como a otras entidades del Estado en cuanto a la consulta que requieran.
• Certificar documentos oficiales.
• Coordinar con otras Direcciones de este Ministerio y otras entidades gubernamentales y no gubernamentales la agilización de los expedientes
• Numerar, controlar, archivar y custodiar de los acuerdos ministeriales originales coordinando las notificaciones y publicaciones correspondientes; asimismo, los expedientes, resoluciones y providencias emitidas por el Despacho Ministerial, realizando las notificaciones respectivas, cuando corresponda.

Departamento de Operaciones, Mantenimiento y Vehículos

Asesorar a la Dirección de Servicios Administrativos en asuntos técnicos de su competencia.
Coordinar el mantenimiento y reparación de las ventanas interiores y exteriores de las instalaciones del Edificio.
Coordinar y supervisar el servicio de pintura y albañilería de las instalaciones;
Coordinar los trabajos de carpintería y ebanistería del Ministerio;
Coordinar los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo a la subestación eléctrica del Edificio.
Coordinar los trabajos de mantenimiento correctivo y preventivo del sistema eléctrico, que incluye los sistemas eléctricos considerados de emergencia; y sistemas considerados periféricos (pararrayos, luces de navegación aérea)
Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de la red de instalaciones sanitarias e hidráulicas del edificio;
Coordinar y supervisar el buen funcionamiento y el mantenimiento preventivo y correctivo del transporte vertical del edificio;
Coordinar los trabajos de fabricación e instalación de herrajes y soldadura, observando las disposiciones de manuales e instructivos para el desarrollo de las labores, de conformidad con las normas y técnicas vigentes;
Supervisar la instalación del ducto y cableado para los sistemas: eléctrico, de telefonía, de informática y otros;
Coordinar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo a la red interna del sistema telefónico;
Coordinar los trabajos de nuevas instalaciones telefónicas, traslados y conexiones de faxímil y otras tareas afines;
Revisar y aprobar diagnósticos del estado de los vehículos del Ministerio, haciéndoles el mantenimiento preventivo y correctivo;
Coordinar y ejecutar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo, limpieza y conservación de las instalaciones del Ministerio;
Coordinar y supervisar las tareas de ornato del edificio y dependencias externas;
Opinar con relación a las solicitudes de remodelación y reacondicionamiento, así como de las reparaciones a efectuar, recomendando las clases de materiales y repuestos a utilizar;
Coordinar la preparación de documentos para la ejecución de proyectos (planos, especificaciones técnicas y otros);
Velar por el cumplimiento de las normas de higiene y seguridad en el trabajo;
Proponer, organizar, coordinar y supervisar programas y proyectos para el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones e infraestructura física del Ministerio y sus dependencias anexas externas al edificio.
Velar por la conservación de la infraestructura física de las instalaciones del Ministerio.
Aprobar planes de trabajo de corto, mediano y largo plazo: Coordinar su ejecución y evaluar los resultados.
Programar y elaborar proyectos de infraestructura a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo a los requerimientos de la Dirección y del Ministerio.
Aprobar el diseño y cálculo de anteproyectos y proyectos de ingeniería y arquitectura, para la construcción, ampliación, reparación, remodelación y reacondicionamiento de oficinas del Ministerio;
Elaborar proyecciones de la producción bruta Terminal de bienes y servicios.
Aprobar informe de producción de bienes y servicios del Departamento.

Departamento de Seguridad e Investigaciones

Coordinar y supervisar las tareas asignadas a los agentes de seguridad, encargados de mantener el orden, control y protección de las instalaciones, funcionarios y empleados, y del público que acude a las dependencias del Ministerio.
Proveer de transporte, seguridad y custodia a los valores que se encuentran bajo la responsabilidad del Ministerio dentro y fuera del edificio.
Coordinar, supervisar las actividades de transporte y seguridad del Ministro y Viceministros del Despacho Superior.
Coordinar el traslado de documentos y personal del Despacho Superior.
Velar porque se cumplan las normas y procedimientos para el ingreso y tránsito de personas que se dediquen a ejercer funciones de gestores, contribuyentes y público en general dentro y en los alrededores del edificio del Ministerio.
Coordinar actividades del sistema de comunicación vía radio transreceptor a nivel ministerial, para garantizar la seguridad de funcionarios, empleados y bienes del Ministerio.
Colaborar con las dependencias del Ministerio, para localizar e identificar personas jurídicas e individuales que tienen procesos económicos coactivos pendientes de resolver.
Coordinar programas de seguridad del Ministerio y sus dependencias anexas, externas al edificio, velando que se cumplan las normas, procedimientos y reglamentos establecidos.
Coordinar y supervisar la cobertura de servicios de seguridad, en puntos estratégicos y áreas de riesgo, establecidos en dependencias internas y externas del edificio.
Coordinar la investigación de casos especiales que le encomienden las Autoridades Superiores y dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas.
Realizar entrevistas socioeconómicas y vistas domiciliarias dentro del proceso de selección y reclutamiento de personal, apoyando a la Dirección de Recursos Humanos en dicha actividad.
Coordinar planes de contingencia de seguridad del Ministerio y sus dependencias.
Supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo del equipo de seguridad (armas de fuego, detectores de metales), para mantenerlo en buen estado de funcionamiento.
Servir de enlace del Ministerio ante la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres – CONRED-, para definir la participación de las brigadas de emergencia del Ministerio en los planes de contingencia con esa entidad. Planificar, organizar, ejecutar y controlar normas y procedimientos en la distribución y uso de las áreas de estacionamiento, propiedad del Ministerio de Finanzas Públicas.

Departamento de Seguimiento a Compras y Contrataciones

Planificar, supervisar y coordinar las actividades relacionadas con el análisis, elaboración y revisión final de documentos.
Aprobar proyectos de Acuerdos Ministeriales, Gubernativos y Convenios, elaborados en el Departamento.
Aprobar proyectos de resoluciones ministeriales y a nivel de Dirección, providencias, oficios, conocimientos, memorandos, circulares, informes gerenciales, para trasladarlos a la subdirección.
Revisar proyectos de contratos administrativos para la adquisición de bienes, suministros y servicios del Ministerio.
Revisar proyectos de Acuerdos Gubernativos, providencias, informes gerenciales, relacionados con el otorgamiento de pensiones, jubilaciones, y montepíos en el orden militar.
Elaborar y aprobar los proyectos de Acuerdos Gubernativos de reformas y derogaciones relacionados con el otorgamiento de pensiones, jubilaciones, y montepíos en el orden militar.
Revisar y aprobar los proyectos de resoluciones ministeriales, informes gerenciales, relacionadas con la autorización e impresión de especies fiscales, timbres forenses y notariales, sellos postales y hojas miniatura, requeridos por el Taller Nacional de Grabados en Acero.
Aprobar los proyectos de resoluciones ministeriales, relacionadas con la aprobación del formulario de cotización de precios y aprobación de pedido, bases de cotización y/o licitación, especificaciones técnicas y nombramiento de la junta de cotización y/o licitación; adjudicación del evento de cotización y/o licitación; de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, y su Reglamento, presentados por el Subjefe del Departamento, para someterlos a consideración de la Subdirección y/o Dirección, y posterior firma de las autoridades del despacho ministerial.
Aprobar la revisión del proyecto de contrato administrativo y elaboración del Acuerdo Ministerial que aprueba el contrato administrativo otorgado, en virtud de la adjudicación efectuada por la junta de cotización y/o licitación, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, y su Reglamento, presentados por el Subjefe del Departamento, para someterlos a consideración de la Subdirección y/o Dirección, y posterior firma de las autoridades del despacho ministerial.
Aprobar los proyectos de resoluciones ministeriales, relacionadas con el nombramiento de la comisión receptora y liquidadora del evento de cotización y/o licitación; y aprobación de recepción y liquidación practicada por la comisión receptora y liquidadora del evento de cotización y/o licitación, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, y su Reglamento, presentados por el Subjefe del Departamento, para someterlos a consideración de la Subdirección y/o Dirección, y posterior firma de las autoridades del despacho ministerial.
Aprobar los proyectos de resoluciones, contratos administrativos, Acuerdos Ministeriales, que contengan reformas relacionados con los procesos de cotización y/o licitación, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, y su reglamento, presentados por los analistas del Departamento, para someterlos a consideración de la Subdirección y/o Dirección, y posterior firma de las autoridades del despacho ministerial.
Supervisar conjuntamente con el subjefe, la gestión de los procesos de cotización y/o licitación de las dependencias del ministerio.
Dar seguimiento a las Cotizaciones y/o Licitaciones de las dependencias correspondientes.
Atender las solicitudes de particulares, relacionados con expedientes.
Velar por el fiel cumplimiento de las normas jurídicas y procedimientos administrativos.
Orientar a las diferentes dependencias de este Ministerio, así como a otras entidades del Estado en cuanto a la consulta que requieran, relacionadas con la Ley de Contrataciones y su Reglamento.
Presentar informes al Director y Subdirector de la Dirección de Servicios Administrativos, sobre el grado de avance de los expedientes.
Certificar documentos oficiales.
Coordinar con otras Direcciones de este Ministerio y otras entidades gubernamentales y no gubernamentales la agilización de los expedientes.
Elaborar informes de actividades realizadas.